PENGELOLAAN ARSIP DESA MERBUH DI AWAL TAHUN 2019

MERBUH.SIDEKA.ID – Dalam rangka pemeliharaan dokumen dokumen kegiatan Desa Maka sudah menjadi Kegiatan rutin untuk menyimpan kearsipan terkait data data dan berkas berkas kegiatan selama satu tahun,agar sewaktu waktu diperlukan penelusuran menjadi lebih mudah.

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organisasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

  • Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
  • Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
  • Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
  • Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
  • Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut arsip nasional, filling/memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Prosedur Penyimpanan Arsip

  1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
  2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
  3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
  4. Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel atau folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
  5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
Facebook Comments

Tinggalkan Balasan